Mục Lục
Kế toán quản trị là gì?
Kế toán quản trị hay kế toán quản lý là lĩnh vực chuyên môn của kế toán nhằm nắm bắt các vấn đề về thực trạng, đặc biệt thực trạng tài chính của doanh nghiệp; qua đó phục vụ công tác quản trị nội bộ và ra quyết định quản trị. Thông tin của kế toán quản trị đặc biệt quan trọng trong quá trình vận hành của doanh nghiệp, đồng thời phục vụ việc kiểm soát, đánh giá doanh nghiệp đó.)
Thông tin mà kế toán quản trị cần nắm bắt bao gồm cả thông tin tài chính và thông tin phi tài chính.
Bản chất của thông tin trong kế toán quản trị là thông tin quản lý, không phải thông tin tài chính đơn thuần. Trước khi tập hợp thông tin kế toán quản trị phải biết rõ mục đích của thông tin đó.
Vai trò trách nhiệm truyền thống của kế toán quản trị đang được mở rộng bao hàm cả các nhu cầu đối với quá trình ra quyết định chiến lược kinh doanh. Cán bộ kế toán quản trị ngày nay không còn đơn thuần làm công việc đo, đếm. Các kỹ năng tài chính của người làm kế toán quản trị có được từ kinh nghiệm và đào tạo đã được sử dụng rộng rãi trong nhiều hoạt động của doanh nghiệp. Người làm kế toán quản trị ngày nay cần phải hiểu được các lĩnh vực chức năng khác như marketing, tài chính, quản trị hòa quyện với các quyết định của kế toán thế nào.
Những tiến bộ trong hàng chục năm qua đã làm cho những nhà kế toán quản trị có thể trở thành một phần trong đội ngũ các nhà quản lý làm gia tăng giá trị của tổ chức.
Mục tiêu của kế toán quản trị
– Biết được từng thành phần chi phí, tính toán và tổng hợp chi phí sản xuất, giá thành cho từng loại sản phẩm, từng loại công trình dịch vụ.
– Xây dựng được các khoản dự toán ngân sách cho các mục tiêu hoạt động.
– Kiểm soát thực hiện và giải trình các nguyên nhân chênh lệch giữa chi phí theo dự toán và thực tế.
– Cung cấp các thông tin cần thiết để có các quyết định kinh doanh hợp lý.
Vai trò của các kế toán viên quản trị
Các nhà kế toán quản trị phải tham gia vào việc xây dựng và thực hiện chiến lược, sau đó biến các dự định chiến lược và năng lực thành các biện pháp quản trị và vận hành.
Kế toán quản trị đã chuyển chức năng từ người lưu giữ sổ sách, số liệu trong quá khứ để trở thành nhà thiết kế của những hệ thống thông tin quản trị trọng yếu của tổ chức.
Những hệ thống đo lường hiệu quả hiện có, ngay cả những hệ thống dựa trên nền tảng quản lý trên cơ sở hoạt động (ABC hay ABM), cũng chỉ tập trung và việc cải thiện các quy trình hiện tại. Ngược lại, phương pháp bảng điểm cân bằng (balanced scorecard) tập trung vào những quy trình mới nào cần thiết để đạt những mục tiêu về hiệu quả có tính đột phá cho khách hàng và cổ đông.
Nội dung công việc của kế toán quản trị
Hạch toán chi phí
Nội dung chính là xác định chi phí chứ không phải là hạch toán thật chính xác vì các số liệu chỉ phục vụ mục tiêu nội bộ, không có tính pháp lý. Các thông tin chi phí này được phép sử dụng linh hoạt hơn thông thường.
Kiểm soát và lập kế hoạch
Kết hợp nhịp nhàng quy trình lập kế hoạch, đánh giá với các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
Đánh giá hiệu quả
Công việc này lại cần chú trọng tới các hiệu quả phi tài chính dựa trên các dữ liệu tài chính.
Sự khác biệt giữa Kế toán tài chính và Kế toán quản trị
Cả hai loại kế toán này đều dựa trên cùng một nguồn dữ liệu chung, thậm chí đội ngũ xử lý là một song do mục tiêu khác nhau nên có nhiều điểm khác nhau:
- Kế toán tài chính chủ yếu hướng đến đối tượng bên ngoài: cổ đông, thuế, đối tác… còn kế toán quản trị chủ yếu chỉ phục vụ các đối tượng bên trong công ty.
- Kế toán quản trị chú trọng tương lai, kế toán tài chính đi sâu vào quá khứ.
- Kế toán tài chính nhấn mạnh tính chính xác, khả năng xác minh còn kế toán quản trị chú trọng đến sự kịp thời, không cần thật chính xác, thậm chí nhiều ước định. Môn này cũng nhấn mạnh liên quan để lập kế hoạch và kiểm soát nội bộ hơn.
- GAAP: Kế toán tài chính buộc phải tuân theo, kế toán quản trị thì không.
Kế toán quản trị có vai trò thế nào với nhà quản trị doanh nghiệp?
Các giám đốc điều hành đều có mục tiêu chung là quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh. Các họat động hàng ngày đều xung quanh vấn đề xử lý thông tin và ra quyết định hiệu quả. Vai trò của kế toán quản trị là cung cấp thông tin cho các giám đốc điều hành để phục vụ cho việc ra quyết định. Quá trình ra quyết định cho công việc điều hành kinh doanh có thể được mô tả qua các bước như sau:
- Lập kế hoạch: Các giám đốc doanh nghiệp luôn có kế hoạch kinh doanh rõ ràng vào đầu các năm tài chính và mục tiêu của họ là đưa công ty cán đích doanh thu. Kế hoạch này sẽ gắn liền với mục tiêu ngắn hạn, trung hạn hoặc dài hạn. Khi lên kế hoạch, giám đốc doanh nghiệp cần liên kết tất cả các lực lượng của các bộ phận trong công ty để hướng tới mục tiêu đã xác định.
- Tổ chức công tác điều hành: Trong việc tổ chức, nhà quản lý sẽ quyết định cách liên kết tốt nhất giữa tổ chức, con người với các nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch được thực hiện có hiệu quả nhất. Trong việc điều hành, các nhà quản lý giám sát hoạt động hàng ngày và giữ cho cả tổ chức hoạt động trôi chảy.
- Kiểm soát: Sau khi đã lập kế hoạch và tổ chức thực hiện, các giám đốc điều hành là người phải kiểm tra và đánh giá việc thực hiện kế hoạch. Để thực hiện chức năng kiểm tra, họ sử dụng các bước công việc cần thiết để đảm bảo cho từng bộ phận và cả tổ chức đi theo đúng kế hoạch đã vạch ra. Trong quá trình kiểm soát, họ sẽ so sánh hoạt động thực tiễn với kế hoạch đã thiết lập. So sánh này sẽ chỉ ra ở khâu nào công việc thực hiện chưa đạt yêu cầu, và cần sự hiệu chỉnh để hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu đã thiết lập.
- Ra quyết định: Ra quyết định là việc thực hiện những lựa chọn hợp lý trong số các phương án khác nhau. Ra quyết định không phải là một chức năng riêng biệt, nó là một chức năng quan trọng, xuyên suốt các khâu trong quá trình quản lý một tổ chức, từ khâu lập kế hoạch, tổ chức thực hiện cho đến kiểm tra đánh giá. Chức năng ra quyết định được vận dụng liên tục trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Tất cả các quyết định đều có nền tảng từ thông tin. Do vậy, một yêu cầu đặt ra cho công tác kế toán, đặc biệt kế toán quản trị là phải đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh, chính xác cho nhà quản trị doanh nghiệp nhằm hoàn thành tốt việc ra quyết định.
Vai trò của nhân viên kế toán quản trị trong tổ chức
Vai trò số 1 của người làm kế toán quản trị là thu thập và cung cấp thông tin thích hợp và nhanh chóng cho các nhà quản lý để họ thực hiện viêc điều hành, kiểm soát hoạt động của tổ chức và ra quyết định.
Các giám đốc sản xuất thường vạch kế hoạch và ra quyết định về các phương án và lịch trình sản xuất, các giám đốc marketing thì ra các quyết định về quảng cáo, khuyến mãi và định giá sản phẩm. Các giám đốc tài chính thường ra các quyết định về huy động vốn và đầu tư. Tựu chung lại ứng với mỗi mục tiêu, nhà quản lý đều cần thông tin cho các quyết định. Người làm kế toán quản trị sẽ cung cấp các thông tin hữu ích cho các nhà quản lý các cấp trong tổ chức. Vì vậy, một yêu cầu đặt ra cho các nhân viên kế toán quản trị là họ phải am hiểu các tình huống ra quyết định của các nhà quản lý.
Xu hướng mới của Kế toán quản trị hiện đại.
Người làm kế toán quản trị đang chứng kiến một xu thế mới trong ngành kế toán trước sự thay đổi của khoa học công nghệ. Trước đây các kế toán viên thường dành 80% -90% thời lượng công việc cho các nghiệp vụ kế toán hàng ngày như ghi chép sổ sách, đối chiếu giao dịch, lập sổ, theo dõi và quản lý tồn kho, định khoản, lập báo cáo tài chính… Thì ngày nay mọi chuyện đã trở nên rất khác. Việc ra đời các phần mềm kế toán, các ứng dụng tài chính, các phần mềm như CRM, ERP đã giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian cho các kế toán viên tài chính. Một xu thế mới đang dần hình thành khi nghề kế toán trở thành một nghề thiên nhiều đến quản trị thông tin tài chính. Các kế toán viên sẽ dành nhiều thời gian cho việc phân tích, lập kế hoạch, dự toán, dự báo, lập ngân sách hoặc đưa ra các thông tin hỗ trợ, tham mưu cho ban lãnh đạo doanh nghiệp về kế toán quản trị.
Xu hướng này làm cho vai trò của kế toán quản trị ngày càng lớn dần lên, tăng dần lên trong các doanh nghiệp, dần thay thế dần kế toán tài chính trước đây. Vai trò của kế toán tài chính sẽ thu nhỏ lại, và các người chủ doanh nghiệp sẽ cần những người làm kế toán quản trị có thể tham mưu cho Ban lãnh đạo để quản trị doanh nghiệp tốt nhất.
GIÁO TRÌNH KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
Vai trò của thông tin kế toán quản trị trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp
Thông tin kế toán quản trị (KTQT) đặc biệt quan trọng trong quá trình vận hành của doanh nghiệp (DN), đồng thời thông tin KTQT giúp các nhà quản lý đưa ra các phương thức để quản lý, kiểm soát, đánh giá “sức khỏe” tài chính của DN tốt hơn. Mỗi thông tin của KTQT thu được là kết quả của quá trình có tính 2 mặt: Thông tin và kiểm tra. Vì vậy, khi đề cập đến KTQT cũng như thông tin của KTQT không thể tách rời 2 đặc trưng cơ bản. Toàn bộ nội dung về hoạt động sản xuất kinh doanh, từ khâu đầu vào đến khâu đầu ra đều được phản ánh sinh động qua các thông tin kế toán.
Nghiên cứu cho thấy, trong quá trình điều hành DN, các nhà quản trị (NQT) phải trao đổi cập nhật thông tin kế toán. Họ không thể ra các quyết định mà không có thông tin kế toán. Hơn nữa, để giúp DN hoạt động có hiệu quả các NQT còn đòi hỏi thông tin kế toán phải đầy đủ, kịp thời, chính xác nhằm thực hiện tốt các chức năng và hoạt động quản trị của mình. Như vậy, KTQT có vai trò chủ đạo và chi phối toàn bộ hoạt động kinh doanh của DN. Dựa trên các thông tin của KTQT cung cấp, các NQT đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp trong ngắn hạn và dài hạn nhằm đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững của DN trong nền kinh tế thị trường. Theo đó, thông tin của KTQT gồm có các nội dung sau:
Thứ nhất, cung cấp thông tin cho quá trình xây dựng kế hoạch và dự toán: Lập kế hoạch là xây dựng các mục tiêu phải đạt được và vạch ra các bước thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Kế hoạch mà NQT DN lập thường ở mức dự toán. Dự toán là sự liên kết các mục tiêu lại với nhau và chỉ rõ cách huy động, cũng như sử dụng nguồn lực. Trong số đó, dự toán về lưu chuyển tiền tệ là quan trọng nhất, nếu thiếu tiền DN sẽ không có khả năng tạo ra lợi nhuận, dù kế hoạch xây dựng hợp lý. Vì vậy, để chức năng lập kế hoạch và dự toán có tính hiệu lực và khả thi cao thì chúng phải dựa trên những thông tin kế toán hợp lý và có cơ sở.
Thứ hai, cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện: Với chức năng thực hiện, NQT cần biết cách liên kết tốt các yếu tố giữa tổ chức, con người với nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch được triển khai hiệu quả nhất. Để thực hiện tốt chức năng này nhà quản lý cần nắm rõ thông tin kế toán, nhất là thông tin KTQT. Nhờ có thông tin do KTQT cung cấp mà NQT mới có thể đề ra quyết định đúng đắn trong quá trình lãnh đạo, phù hợp với mục tiêu chung.
Thứ ba, cung cấp thông tin cho quá trình kiểm tra đánh giá: NQT sau khi lập kế hoạch đầy đủ và hợp lý, tổ chức thực hiện kế hoạch đòi hỏi phải kiểm tra và đánh giá thực hiện nó. Phương pháp thường dùng là so sánh số liệu kế hoạch hoặc dự toán với số liệu thực hiện, để từ đó nhận diện các sai lệch giữa kết quả đạt được so với mục tiêu đề ra. Để làm được điều này, NQT cần được cung cấp các báo cáo thực hiện, có tác dụng như một bước phản hồi giúp NQT nhận diện những vấn đề cần phải điều chỉnh.
Thứ tư, cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định: Phần lớn thông tin do KTQT cung cấp nhằm phục vụ chức năng ra quyết định. KTQT không chỉ giúp các NQT ra các quyết định bằng cách cung cấp thông tin thích hợp mà nó còn vận dụng các kỹ thuật phân tích vào những tình huống khác nhau, để từ đó NQT lựa chọn, ra các quyết định phù hợp.
Thứ năm, góp phần đổi mới cải tiến công tác quản lý của DN: Nguồn lực của DN được kế toán đo lường, định lượng thành các chỉ tiêu kinh tế, biểu hiện dưới hình thức giá trị nhằm cung cấp thông tin có giá trị cho chức năng kiểm tra và đánh giá. Quá trình kiểm tra đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh là nhằm nhận biết tiến độ thực hiện và phát hiện những nguyên nhân sai lệch giữa kết quả đạt được so với mục tiêu đặt ra. Việc kiểm tra đánh giá còn giúp cho DN phát hiện những tiềm năng, thế mạnh cần được khai thác; đồng thời, phát hiện những yếu kém cần được điều chỉnh.
Thực trạng vận dụng các mô hình kế toán quản trị tại các doanh nghiệp sản xuất Việt Nam
Ở Việt Nam, KTQT đã xuất hiện và phát triển gắn liền với các chính sách, chế độ kế toán áp dụng ở các DN. Tuy nhiên, KTQT chỉ mới được đề cập một cách có hệ thống vào đầu những năm 1990 và trở thành cấp bách trong việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán vào đầu những năm 2000, khi các DN cần nâng cao chất lượng quản lý để tăng năng lực cạnh tranh trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế.
Về mặt pháp lý, KTQT đã được công nhận chính thức trong Luật Kế toán Việt Nam (ban hành ngày 17/6/2003). Theo Luật Kế toán Việt Nam, KTQT là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán (khoản 3, Điều 4).
Theo Bộ Tài chính, KTQT là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động của DN một cách cụ thể, phục vụ cho các nhà quản lý trong việc (i) lập kế hoạch; (ii) tổ chức thực hiện; (iii) kiểm tra, (iv) đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch các hoạt động của DN…
Hiện nay, tuy đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận hành của DN, song công tác KTQT chưa nhận được sự quan tâm đúng mức của các DN Việt Nam. Nghiên cứu thực tế tại các DN sản xuất cho thấy, KTQT chỉ được áp dụng theo 2 mô hình sau:
Thứ nhất, với các DN có hệ thống quản lý chủ yếu dựa tên nền tảng chuyên môn hoá sâu theo từng bộ phận hoạt động sản xuất kinh doanh, từng hoạt động quản lý, thì nội dung KTQT được xây dựng theo hướng cung cấp thông tin định lượng về tình hình kinh tế – tài chính theo từng bộ phận chuyên môn hoá để phục vụ hoạch định, tổ chức thực hiện, kiểm tra và ra quyết định của từng nhà quản lý ở từng cấp quản trị.
Nội dung của mô hình KTQT này bao gồm những lý luận và nghiệp vụ kỹ thuật sau: Phân loại, kiểm soát, đánh giá chi phí theo từng phạm vi chuyên môn hoá, cấp bậc quản trị; Xác định, kiểm soát, đánh giá giá thành sản phẩm; Dự toán ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm theo từng bộ phận và đánh giá trách nhiệm quản lý ở từng cấp bậc quản trị…
Thứ hai, với các DN có hệ thống quản lý chủ yếu dựa trên nền tảng từng “quá trình hoạt động”. Nội dung KTQT của mô hình này được xây dựng theo hướng cung cấp thông tin định lượng về tình hình kinh tế – tài chính từng “quá trình hoạt động” để phục vụ hoạch định cho NQT. Tổ chức phối hợp – thực hiện, đánh giá hiệu quả của từng “đội công tác quá trình”. Nội dung của mô hình KTQT thường bao gồm những lý luận và nghiệp vụ kỹ thuật cơ bản về: Phân loại, kiểm soát, đánh giá chi phí theo từng “quá trình hoạt động”; Dự toán ngân sách hoạt động của từng “quá trình hoạt động” và đánh giá hiệu quả của từng “đội công tác quá trình”; Thu thập, phân tích thông tin để thiết lập thông tin thích hợp phục vụ lựa chọn từng “quá trình hoạt động” và phối hợp thực hiện quá trình hoạt động của “đội công tác quá trình”; Phân tích, dự báo các chỉ số tài chính theo từng “quá trình hoạt động” của DN.
Nhìn chung, ở DN sản xuất Việt Nam hiện nay, việc tổ chức và áp dụng các mô hình KTQT còn tồn tại một số hạn chế. Hệ thống kế toán mang tính hỗn hợp giữa kế toán tài chính và KTQT, nên DN còn lúng túng quá trình vận dụng KTQT. Hơn nữa, DN cũng chưa nhận thức được tầm quan trọng của KTQT trong việc thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho việc ra các quyết định kinh tế, nên chưa vận dụng và thực hiện KTQT một cách khoa học và hợp lý. Trình độ và năng lực chuyên môn của đội ngũ kế toán chưa đồng đều, chưa đáp ứng yêu cầu của cơ chế quản lý kinh tế mới…
Để doanh nghiệp sản xuất Việt Nam vận dụng hiệu quả kế toán quản trị
Thực tế cho thấy, để KTQT thật sự được quan tâm và vận dụng phổ biến ở các DN Việt Nam, đòi hỏi phải có sự can thiệp vĩ mô của Nhà nước và các cơ quan quản lý thông qua việc ban hành các chính sách, hướng dẫn mô hình vận dụng KTQT, để DN thấy được tầm quan trọng và hiệu quả mang lại khi vận dụng KTQT. Hơn nữa, bản thân DN, các nhà quản lý cũng phải xây dựng được hệ thống thông tin thông suốt trong nội bộ DN; mạnh dạn cải tiến, sắp xếp lại bộ máy kế toán cho phù hợp với yêu cầu phát triển của kinh tế thị trường Cụ thể:
Đối với các cơ quan quản lý nhà nước
– Nhà nước cần ban hành một chính sách kế toán phân định riêng phạm vi phản ánh của KTQT cùng với các văn bản hướng dẫn thực hiện KTQT tại DN.
– Hội Kế toán Việt Nam hỗ trợ các DN tổ chức thực hiện KTQT thông qua việc đưa ra một số mô hình tổ chức kế toán mẫu phù hợp với từng loại hình DN, từng lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh, từng quy mô của DN thông qua các buổi hội thảo. Trên cơ sở đó, giúp DN nhận thức được vai trò và tác dụng của KTQT cũng như những định hướng cho việc tổ chức công tác KTQT phù hợp với DN mình.
Đối với các cơ sở đào tạo nguồn nhân lực chuyên ngành kế toán quản trị
– Cần có sự cải tiến chương trình và phương pháp đào tạo chuyên ngành KTQT theo hướng thực hành và ứng dụng thực tế.
– Cần nghiên cứu tìm ra giải pháp để xây dựng mô hình đào tạo kết hợp gữa lý thuyết và thực hành giữa các trường, viện và DN. Đồng thời, cần có kế hoạch liên kết với DN để sinh viên thường xuyên được thực hành với các tình huống thực tế, qua đó phát huy vai trò chủ động, kỹ năng tư duy khoa học và nghệ thuật quản lý vào thực tiễn.
Đối với doanh nghiệp thực hiện kế toán quản trị
– Hoàn thiện quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh, xác lập hệ thống quản lý sản xuất kinh doanh, định hướng phát triển hệ thống quản lý để làm cơ sở xác lập, định hướng thiết kế, xây dựng mô hình KTQT cho DN.
– Nâng cao nhận thức và trình độ quản lý cho các NQT DN. Các NQT DN phải biết đưa ra những yêu cầu về thông tin; cần phải tổ chức, sắp xếp lại bộ máy kế toán DN theo hướng kết hợp bộ phận KTQT và kế toán tài chính trong cùng bộ máy kế toán.
– Xây dựng hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách kế toán và hệ thống báo cáo KTQT phù hợp với công tác quản lý và đặc điểm sản xuất kinh doanh riêng của DN.
– Xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin trong nội bộ DN, vì KTQT chỉ có thể vận hành hiệu quả khi Ban quản trị trong DN biết đặt ra những nhu cầu về thông tin nội bộ; Xây dựng hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật tiên tiến và hiện thực để vận dụng trong DN, nhằm cung cấp một nguồn dữ liệu đáng tin cậy cho KTQT trong việc dự báo, kiểm soát chi phí.
Đối với người thực hiện công tác kế toán quản trị tại doanh nghiệp
– Nhân viên KTQT cần thường xuyên nâng cao trình độ nghiệp vụ kế toán và phải có kiến thức chuyên sâu về KTQT để thực hiện công việc cung cấp các thông tin thích hợp và đáng tin cậy phù hợp với các luật lệ có liên quan, phù hợp với các nguyên tắc và tiêu chuẩn kỹ thuật đã quy định.
– Nhân viên KTQT cần truyền đạt thông tin một cách trung thực và khách quan, đây là điều hết sức quan trọng, vì nó ảnh hưởng đến các thông tin báo cáo quản trị…
Để lại một phản hồi